INDIVIDUÁLNÍ NÁROKY NA PROSTŘEDÍ V KANCELÁŘI, PŘEDEVŠÍM NA TEPELNOU POHODU, VLHKOST, OSVĚTLENÍ PRACOVIŠTĚ, HLUK, ERGONOMII A DALŠÍ POŽADAVKY PŘEDSTAVUJÍ PŘÍLEŽITOST PRO NASAZOVÁNÍ CHYTRÝCH TECHNOLOGIÍ. JAK BUDOU V BUDOUCNU TYTO POŽADAVKY USPOKOJOVÁNY?
Role kanceláře se v budoucnosti pravděpodobně změní. Vzhledem k postupující digitalizaci a robotizaci administrativních činností bude klesat role kanceláře jako místa, kde člověk sedí sám a řeší individuální administrativní úkoly. To mohou lidé dělat i doma. Kanceláře by podle mne měly složit týmovým činnostem, kreativním, projektovým, rozvojovým apod.
Tzn. že kanceláře budoucnosti podle mě nebudou řešit až tak individuální pohodu člověka, jako spíše reakci na plánovanou přítomnost a nepřítomnost lidí, úpravu prostředí, barev a vybavení podle plánovaného účelu jednání (jiné pro relaxaci, jiné pro brainstorming) apod.
Velmi se těším na to, jak budou kanceláře budoucnosti flexibilně reagovat na hlasové požadavky týkající se jak prostředí, tak vybavení, okamžité zajištění a vizualizaci poskytovaných informací, popř. jak budou predikovat potřeby konkrétních zaměstnanců.
PRÁCE V KANCELÁŘÍ JE DNES VNÍMÁNA JAKO PRÁCE S VÝPOČETNÍ TECHNIKOU. JAKÉ VÝZNAMNÉ ZMĚNY OČEKÁVÁTE VE VYUŽÍVÁNÍ SW V PRŮMYSLOVÝCH PODNICÍCH V BUDOUCNOSTI?
To se nezmění, změní se ale typ činností. Dnes člověk v kanceláři zajišťuje především zadávání dat, jejich vyhledávání a zpracování do srozumitelné podoby, popř. nastavování architektury toku dat, a pouze v menší míře se věnuje interpretaci získaných výstupů. Navíc pro práci s jednotlivými SW musí být dobře proškolen, musí vědět, kde co najít, mít k tomu i přístupy.
V budoucnosti to bude naopak. Zadávání dat, vyhledávání dat i nastavování vazeb mezi nimi, stejně jako vyhodnocování, simulace a jednodušší rozhodování budou probíhat automaticky, přičemž člověk bude mnohem více zaměřen na práci s výstupy, na složitější rozhodování, na rozvoj procesů a služeb apod. Člověk nebude pracovat s jednotlivými SW a aplikacemi, ale s nadstavbou, která bude postavena nad těmito systémy a bude řízená umělou inteligencí. Tzn. běžný zaměstnanec nebude nucen znát jednotlivé SW, bude pracovat v prostředí, které se mu bude přizpůsobovat, zdrojová data si najde samo, a poskytne mu pouze ty informace, s nimiž bude oprávněn pracovat.
V KANCELÁŘÍCH PRACUJÍ LIDÉ, KTEŘÍ SI MOHOU OKAMŽITĚ SDĚLOVAT JAK PRACOVNÍ, TAK OSOBNÍ ZÁLEŽITOSTI. POVEDOU MODERNÍ KOMUNIKAČNÍ METODY K ROZVOJI NEBO SPÍŠE K ÚTLUMU OSOBNÍCH VAZEB NA PRACOVIŠTI?
Rozvoj sociálních vazeb a společných aktivit by měla být hlavní role kanceláří budoucnosti. Pokud by to tak nebylo, kanceláře nebudou potřebné, většina činností půjde realizovat vzdáleně. Navíc sociální sítě ukazují, jak důležité pro lidi je „někam patřit“. I proto si myslím, že moderní technologie mohou osobním vazbám prospět - informace už nebudou v hlavách jednotlivců, nebudou obtížně dosažitelné kvůli know-how nebo přístupovým právům, ubude diskuzí kdo co měl nebo neměl udělat, protože ke všemu podstatnému budou informace, a to vše by mělo vztahy mezi lidmi pročistit. Samozřejmě, nebude se to líbit lidem, kteří dnes těží z omezeného přístupu k informacím.
HOME OFFICE PŘEDSTAVUJÍ ALTERNATIVU KE STÁVÁJÍCÍM TYPŮM KANCELÁŘÍ. MAJÍ ŘADU KLADŮ, ALE I ZÁPORŮ. OD MOŽNOSTI SOUSTŘEDĚNÍ NA PRÁCI, MOŽNÉ PROBLÉMY S ODBORNOU DISKUSÍ, ZÍSKÁVÁNÍ PODKLADŮ PO BEZPEČNOST KOMUNIKAČNÍCH PROSTŘEDKŮ. POVAŽUJETE TYTO DNEŠNÍ PŘEKÁŽKY DO BUDOUCNA ZA LIMITUÍCÍ?
Nepovažuji. Nicméně jsem příznivcem systematického kombinování home office s prezenční formou spolupráce. Videokonference obtížně vytváří sdílené emoce, webináře nezajistí plnou pozornost účastníků, vzdálená forma neumožňuje předávání tacitních (nesdělitelných) informací, krátké setkání je někdy mnohem rychlejší a produktivnější než videokonference apod. Nikdy nezapomenu, kolik jsem se toho naučil pouhou přítomností na poradách, kdy jsem musel poslouchat i témata, která se mne přímo netýkala, a kolikrát se mi to později hodilo.
Hodně bude záležet i na povaze řešených témat. Lean filozofie společnosti Toyota říká, že výrobní problémy se nejlépe řeší ve výrobě, tzn. v místě, kde se projeví, to žádné videokonference nenahradí (mimo např. rychlou konzultaci se servisem). A totéž se týká i dalších procesů.
KTERÉ KANCELÁŘSKÉ AKTIVITY MOHOU EFEKTIVNĚ NAHRADIT KANCELÁŘSKÉ ROBOTY?
Většinu jednoduchých, rutinních, opakujících se činností. Např. vyhledávání a předávání informací, ukládání informací, zpracování rutinních reportů. Ale i vaření kávy 😊.
PŘED LÉTY JSME SI NEDOKÁZALI PŘEDSTAVIT ŘADU SDÍLENÝCH SLUŽEB – OD ÚČETNICTVÍ, PŘES PERSONALISTIKU, SPRÁVU MAJETKU PO NAPŘ. BEZPEČNOSTNÍ AKTIVITY. JAKÉ DALŠÍ OBORY MAJÍ POTENCIÁL NABÍDNOUT NOVÉ SLUŽBY PRŮMYSLOVÝM PODNIKŮM, KTERÉ UMOŽNÍ REDUKOVAT KANCELÁŘSKÉ PRÁCE, PŘI ZACHOVÁNÍ BEZPEČNOSTI, OBCHODNÍHO A PRŮMYSLOVÉHO TAJEMSTVÍ?
Položil bych otázku naopak – co nebude možné sdílet? Nebude možné sdílet ty činnosti, které vytváří hlavní konkurenční výhody firmy a které zajišťují, že firma přežije. Tj. inovace, vytváření podnikatelských nápadů, dotahování nápadů do života, vyhodnocování zpětné vazby a její začlenění do dalších inovací, hlídání, aby zákazník dostal do, co má, hlídání cash-flow, řízení lidí. Vše ostatní teoreticky sdílet jde, pokud jsme ochotni podstoupit riziko, že ne vše máme pod přímou kontrolou. Ale inovace, řízení lidí a procesů, spokojenost zákazníka a řízení cash-flow musí zůstat uvnitř firmy.
UVÍTÁME VAŠE DALŠÍ NÁZORY A PŘEDSTAVY, KTERÉ SE TÝKAJÍ DIGITALIZACE KANCELÁŘÍ V PRŮMYSLOVÉM PODNIKU.
Nejsem příznivcem drahých, a hlavně složitých systémů, u kterých se jakákoliv úprava musí draze programovat. Věřím v samořídící a samooptimalizující se systémy. Což jsou systémy, postavené na AI, zastřešující více samostatných IS, nabízející simulace a podklady pro rychlá rozhodnutí. To se týká především větších firem. U menších a středních firem věřím v cílenou aplikaci RPA. A obecně očekávám, že záplava jednoduchých, levných, pronajímaných aplikací, tak jak je známe z mobilních telefonů, pronikne i do podnikové sféry a umožní i malým a středním firmám digitalizovat ty činnosti, které dnes řeší drahé ERP/MIS/MOS systémy.
Autor: Ing. Radim Adam, CSc., AUTOMA